Liever geen cliënt dan een cliënt die de facturen niet betaalt

Wanneer een factuur niet betaald wordt, levert dit vaak de nodige ergernis op. Naast deze irritatie kunnen te lang openstaande facturen vervelende gevolgen hebben voor uw kantoor. Daarnaast is de kans groot dat er in uw urenadministratie niet alle uren op de factuur terecht komen.

Zeker wanneer u personeel heeft, een pand huurt en andere vaste maandelijkse uitgaven heeft. Rood staan kost, ondanks de lagere rente, serieus geld. Ook kunnen te lang openstaande facturen negatieve invloed hebben op uw cashflow.

Toch zijn er veel, vaak eenvoudige, stappen in het opstellen en uitvoeren van uw facturatieproces die u kunt nemen om dit zo veel mogelijk te voorkomen. Of wanneer er toch een factuur niet betaald wordt, de frustratie te beperken. Lees hiervoor onze:

10 Tips voor snelle betaling van uw declaraties zonder discussie.

  1. Communiceer duidelijk over uw tarieven en de frequentie van facturering.
    Houd u ook aan deze frequentie. Bevestig dit schriftelijk in een opdrachtbevestiging: geen opdrachtbevestiging = geen opdracht.
  2. Maak duidelijke afspraken wat uw aanpak en werkzaamheden zijn.
    En geef in geval van een fixed fee duidelijk aan welke werkzaamheden binnen de fixed fee vallen en welke niet. Hiermee voorkomt u dat u declarabele uren niet kunt doorbelasten en deze moet afschrijven.
  3. Voorkom verrassingen door goed ‘Legal Projectmanagement’
    (= planning, prijsstelling, monitoring, bijsturen en evalueren van het dossier).
    Meld afwijkingen van gemaakte afspraken direct en stem af met de cliënt hoe hiermee om te gaan
  4. Houd uw uren dagelijks goed bij.
    De meeste dossiermanagementsystemen (DMS) voorzien hierin en anders zijn er specifieke programma’s te koop.
  5. Factureer regelmatig (bij voorkeur wekelijks) en stuur de facturen voor zakelijke cliënten naar de juiste persoon binnen de organisatie.
    U kunt beter een aantal keren een klein bedrag factureren dan in één keer een opgespaard groot bedrag (dit bedrag gaat u hoogstwaarschijnlijk naar beneden afronden).
    Daarnaast geeft de belastingdienst aan dat u een factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin u hebt geleverd moet versturen.
  6. Wanneer de betalingstermijn is verlopen, stuur dan niet gelijk een herinnering.
    Bel eerst even om te horen wat de oorzaak is. Maak afspraken hoe nu verder en bevestig deze per email of per post.
  7. Indien ondanks gemaakte afspraken nog niet betaald wordt stuur dan een herinneringsbrief en vervolgens een sommatiebrief.
    Geef hierin aan dat bij het uitblijven van een betaling de uitstaande factuur zal worden overgedragen aan een incassobureau.
  8. Verdiep u vooraf in het incassoproces en de werkwijze van uw incassobureau.
    Daarmee voorkomt u dat u in het proces onvolledig bent geweest. Neem derhalve tijdig contact op met uw incassobureau.
  9. Zorg dat u inzicht heeft in uw cashflow.
    Maak eens een jaaroverzicht van alle uitgaven en inkomsten en u zult zien dat daar pieken (vakantiegeld) en dalen (zomermaanden) in zitten die u met een regelmatige facturering gemakkelijk kunt opvangen.
  10. Zorg ervoor dat alle uren op het dossier worden geschreven.
    Beperk het afschrijven tot één plaats in het declaratieproces. Hierdoor voorkomt u dat er dubbel wordt afgeschreven en krijgt u beter inzicht in de aard en oorzaak van de afgeschreven uren. Elke euro die u in het proces moet afschrijven en dus niet in rekening kunt brengen gaat direct ten koste van het resultaat van uw kantoor.

Wanneer ondanks alle bovenstaande stappen de factuur nog steeds niet betaald wordt kunt u een incassobureau inschakelen.

Balieplus is een partnership aangegaan met GGN. Als incassobureau en deurwaarder in één regelt GGN het hele incassotraject. GGN zal alles in het werk stellen om de relatie met uw cliënt te behouden en toch uw uitstaande rekening te incasseren.

Feit blijft liever geen cliënt dan een cliënt die niet betaalt.

GGN
Meer informatie over incasso
GGN Incasso
GGN Vonnis ter executie
GGN deurwaarder

Kijk hier naar de presentatie van Hans Schuurman over prijsvorming tijdens De Zaak op Orde 2018.