Trends in de advocatuur 2019

2019 met vertrouwen tegemoet

Uit enquête door het advocatenblad blijkt dat het grootste deel van de advocatenkantoren 2019 met vertrouwen tegemoet gaat. Hoe zit dat op uw kantoor? En zijn er zaken waar u komend jaar rekening mee moet houden? We vroegen de experts van Law4ce, in navolging van de column van vorig jaar, hun licht te laten schijnen over trends in de advocatuur voor 2019.

Bekijk hier wat de adviseurs en interimmanager van Law4ce vanuit hun ervaring in deze branche en hun specifieke kennis op de vakgebieden Finance, ICT, Proces- en Projectmanagement, Commercie, Legal Operations en Leiderschapsvraagstukken signaleren aan trends.

Naar onze mening zal de markt verder blijven verzakelijken. Het is geen toeval dat twee van de Law4ce partners afgelopen jaar hebben bijgedragen aan het boek “De advocatuur als onderneming”.

In dit artikel bespreken we de volgende trends

Client, professionalisering van de inkoop en Legal Operations

De cliënt blijft vragen om waarde, efficiëntie, voorspelbaarheid, communicatie, begrip van business van cliënt en om afstemming van het cliënt- en kantoorbelang. In het internationale onderzoek van het Buying Legal Council1 worden deze wensen van de cliënt kernachtig samengevat in de volgende trends:

  • Verdere druk op de kosten
  • Beter management van het juridische werk door betere scoping vooraf
  • Legal Projectmanagement met als doel: voorspelbaarheid, efficiëntie en lagere fees
  • Betere spent-analyse, op basis van data en audits op declaraties

Door:

  • Kortingen en alternatieve prijsafspraken
  • Formalisering van het inkoopproces
  • Keuze van minder kantoren in een preferred supplier panel

Het advocatenkantoor reageert hier veelal nog op door de tarieven te verlagen, maar levert daarmee winstgevendheid in. Bij het Law4ce-congres De Zaak op Orde in oktober nodigde Hans Schuurman het publiek uit de discussie over pricing te kantelen van het uurtarief naar de urenkant van het efficiëntere kantoor: bekijk de video of lees het artikel.

De cliënt professionaliseert ook het eigen werk. Beslissingen rond het werk zijn vaker zorgvuldige “Make or Buy-decisions”. De toegang tot kennis verbetert met het digitaal aanbieden van de kennis door de uitgevers en beter kennismanagement binnen de afdeling. Verder besteedt de juridische afdeling meer aandacht aan de werkprocessen zodat deze beter aansluiten op de bedrijfsprocessen. Deze bedrijfsspecifieke kennis missen advocatenkantoren vaak.

De juridische afdeling voelt de druk op de kosten van de afdeling. De opdracht is al langer “more for less”. Dat uit zich enerzijds in kostenbeperking en anderzijds in verbetering van de effectiviteit door het inzetten van Legal Operations professionals. Sturing op de kosten vindt plaats door: Prijsonderhandeling en kritisch kijken naar de uitbesteding aan de advocatenkantoren. Selectie van passende capaciteit opent deuren voor goedkopere aanbieders. Advocatenkantoren zullen steeds vaker met Legal Operations professionals aan tafel zitten en doen en doen er goed aan deze trend in de gaten te houden.

De advocatuur als onderneming

Prijsdruk en een professionaliserende cliënt dwingt de kantoren beter na te denken over de bedrijfsvoering. Door een aantal afhankelijkheden laat het kantoor zich niet makkelijk sturen. De afhankelijkheden van de financiën, mensen, commercie (cliënt en dossier), financiering, dossiermanagement (LPM) en innovatie/investeringen is vormgegeven in het artikel over de Financiële Metrokaart van de Advocatuur.

Om dit alles in goede banen te leiden is een professionalisering van de bedrijfsvoering nodig. Dat betekent: Versterking van de functie van kantoordirecteur en bestuur, heldere strategische lijnen, een herkenbaar commercieel profiel, efficiënte bedrijfsprocessen en een sterk team van vak-managers.

Pricing, data, Legal Project Management (LPM) en de gevolgen van AI op pricing

Binnen de verzakelijking van het kantoor past ook de herbeoordeling van de werkprocessen van de advocaat. Steeds vaker vraagt de cliënt om duidelijke afspraken vooraf, beheersing van het dossier, rapportage over de voortgang en betere communicatie. Bij uitstek levert LPM hiervoor de handvatten.

Ook voor het kantoor is veel te winnen. Waar de klant het kantoor vaker vraagt om vaste prijzen of “price-caps”, verschuift het risico van urenoverschrijdingen naar het kantoor. Betere beheersing van het dossier voorkomt dan onnodige afboekingen en zorgt dus voor behoud van de winstmarge. Waarom het kantoor LPM zou moeten overwegen is uitgewerkt in het volgende artikel of bekijk de video:

Met deze ontwikkelingen ontstaan ook nieuwe functies binnen de kantoren. Legal Projectmanager zetten hun specialistische kennis in bij het opzetten van modellen, tools, rapportages en bij het begeleiden van de dossiers. Pricingmanagers en pitching professionals leiden de pitches in goede banen. Procesmanagers begeleiden de dossierintake om latere ongelukjes te voorkomen als “conflict of interest” en onvoldoende screening van de cliënten. Vaker worden ze daarbij ondersteund door gestructureerde workflow-processen.

Gebruik van data bij klanten

Nieuw is het gebruik van data bij cliënten. Op basis van een reeks van dossiers is de grote corporate in staat de optimale leverancier te vinden voor het specifieke werk door het analyseren van de pitches, budgetten, gesignaleerde overschrijdingen en de facturen. Er zijn al voorbeelden waar de “declaratie-mores” bepalend is voor het al dan niet uitnodigen van kantoren voor de pitch.

Artificial Intelligence

Een andere ontwikkeling die de prijsbepaling raakt is Artificial Intelligence. Enerzijds investeert het kantoor daarmee in efficiënter werken (hogere kosten), maar heeft minder uren om te kunnen declareren (druk op de omzet). Binnen deze ontwikkelingen volstaat het “uurtje-factuurtje” dus niet meer, omdat er dan onvoldoende dekking is voor de extra kosten van AI. De prijsbepaling van de dienstverlening zal dus deels verschuiven van uurtarief naar waarde-denken.

Commercieel

Er is een groeiende behoefte bij kantoren om niet alleen de individuele accountplannen te maken maar deze vooral in te zetten op conversie naar gerealiseerde omzet. Er is op veel fronten nog sprake van onnodige omzetlekkage!
Omzetten verschillen enorm. Een duidelijke visie, strategische keuzes en focus op specifieke klantgroepen geeft een kantoor een duidelijk profiel, passend bij het kantoor DNA. De actuele thema’s worden opgepakt in dedicated brancheteams.

Bij de middel- en grote kantoren worden steeds vaker externe coaches ingezet om partners bij te staan in de te maken keuzes. De “oude” advocatuur verkoopt steeds minder goed. Zij voelen de prijsdruk en verlagen de uurtarieven. Maar goedkoop is soms ook duurkoop en dus niet altijd de beste oplossing. Nichekantoren doen het beter omdat ze continue blijven vernieuwen en zich duidelijker profileren. Tijdsgebrek om structureel te investeren in een kantoorvisie gericht op duurzame groei ligt vaak op de luur.

Advocaten concurreren al lang niet meer alleen met advocaten

Beschouwen we de advocatuurlijke markt vanuit het 5-krachtenmodel van Harvard professor Michael Porter, dan zijn er voor het kantoor meerdere alternatieven in de markt.
Meest voor de hand liggende concurrenten zijn (1) de andere kantoren, maar ook daarbuiten is er competitie, zoals: (2) Substituten (boutiques), (3) nieuwe toetreders (Riverview, Big 4 Accountantskantoren en Legalloyd), (4) de cliënt zelf (toenemende onderhandelingskracht en insourcing van werk) en (5) Toeleveranciers als de uitgevers die inmiddels krachtige kennistools aanbieden aan de klanten van de advocatenkantoren, om de klant in staat stellen meer zelf te kunnen doen.

Mensen

Goed werk wordt gedaan door goede mensen. Het werven van goede advocaten wordt steeds lastiger. Verder is de nieuwe generatie een andere:

De groeiende groep “Next Generation/millenial/Digital Native” Advocaten. Kantoren vinden het lastig om jonge mensen voor een langere periode te binden en te boeien. De wensen en verwachtingen lopen ver uiteen. De groei is het grootst in deze leeftijdsgroep binnen kantoor.

Partner worden is niet voor iedereen het hoogste ideaal. De sabbatical is trending en wordt bij sommige kantoren in de voorwaarden opgenomen. Bij de training in de Beroepsopleiding zie je dat de jonge advocaat ook hard werkt en graag wil, maar dat ook combineert met andere wensen. Hoe ga je hier mee om?

Stress en burnout

Naast andere verwachtingen van een baan, blijft ook balans tussen werk en privé een onderwerp dat aandacht blijft vragen. Het aantal stress- en burnout gerelateerde ziektegevallen blijft stijgen. Voor een kantoor blijft het zaak om hier aandacht aan te besteden. Bijvoorbeeld door goede begeleiding en sturing op werkdruk. Stress kan een positieve stimulans zijn om dingen gedaan te krijgen, mits dit afgewisseld wordt met voldoende ruimte voor ontspanning.

Versterking van de functie van kantoordirecteur en bestuur en besluitvorming

Bij steeds meer kantoren transformeert de kantoordirecteur van office-manager naar een serieuze bestuurder met kracht. De gedreven kantoordirecteur focust meer op de lange termijn besluiten en gevoelige issues meer aan bod. Dit gaat niet vanzelf en bij menig kantoor worden flinke robbertjes gevochten om de positie, maar onmiskenbaar is de transformatie gaande.

Vele, non-legal, bestuurders die lid zijn van ons netwerk. De discussie gaat vaker over de echte waarde van het kantoor, lange termijn relaties met cliënten en ontwikkelpotentieel voor alle medewerkers.

En dan de uitvoering van plannen: Niet alleen “verticale” samenwerking is ingewikkeld, ook samenwerking om tot gedragen besluitvorming te komen is soms lastig. Niet iedere vergadering met de partners is een feest, het “ge-ja-maar” en uitstellen van besluiten is soms een vermoeiend proces. Het goede nieuws is dat het komen tot gedragen besluitvorming en beter vergaderen te leren is.

Intervisie

Hoewel nog niet verplicht, zou het goed zijn om na te denken over intervisie. Schrijver dezes was tot voor kort zeer sceptisch over intervisie (“thee leuten”), maar is inmiddels overstag.

Afgelopen jaar intervisie begeleid met advocaten. Goede intervisie leidt tot zeer concrete resultaten mits geborgd wordt dat met de actiepunten ook daadwerkelijk iets gedaan wordt.

Legal tech, processen en efficiëntie

“Legal Tech is geen doel, maar een van de bedrijfskundige oplossingen voor de Advocatuur als Onderneming”

Bij vele kantoren heerst “FOMO”: Fear Of Missing Out. Wij bevelen graag het artikel van Ron Friedman aan en nodigen u uit uw tech-bril af te zetten en de ontwikkelingen met een belangstellende bedrijfskundige bril te bekijken. Het is een van de middelen om uw kantoor efficiënter te maken, maar zeker niet het enige middel, zo legt ook Hans Schuurman op een Starbucks-servetje uit: bekijk als video of lees als artikel. Hilarisch in deze zijn ook de Twitterberichten op de vraag van Ron Friedman over hoe een kantoor meer klantwaarde zou kunnen toevoegen.

De juiste bedrijfsmatige vraagstukken oplossen is dus belangrijker dan de Tech op zich. Legal Tech is een van de middelen om de processen richting de cliënt efficiënter in te richten. Praktische voorbeelden zijn tools om standaard documenten te modelleren, kennissystemen en zoektechnologie.

Periodiek laat Gartner zien in welk volwassenheidsstadium nieuwe technologieën zijn in de Hype Cycle. De huidige teneur van Blockchain is typerend. Heeft uw klant al gevraagd een dossier te “blockchainen”? Maar Artificial Intelligence (AI) werd eerder gezien als mislukkende technologie? Nu is het de drijvende kracht achter de grootste platformen. AI is inmiddels beschikbaar in de juridische markt met voorbeelden waarbij de computer de advocaat verslaat.

Momenteel zetten de grootste “legal disrupters” als Rocket Lawyer en Legalzoom in op ‘smart contracts’, gebaseerd op blockchain.

Buiten het primaire proces van het kantoor zorgt tech voor efficiëntere administratieve processen als digitale declaratieprocessen en het scannen en digitaal goedkeuren van facturen. Eenzelfde beweging is zichtbaar binnen de HR-processen.

De ontwikkelingen gaan nog steeds geleidelijk. Vooralsnog is de revolutionaire technologie voor de korte termijn nog uitgebleven, MAAR … Kapitaal beweegt zich altijd naar plaatsen met een hoog winstpotentieel. De markt van de advocatuur is een markt met een hoge geldelijke waarde per uur.

Waakzaamheid geboden dus. Het is dus zaak om kennis te nemen van de ontwikkelingen en digitale innovatie te adopteren. Dat vraagt een meer innovatieve cultuur.

Voor een concreet inzicht in de ontwikkelingen is het de moeite gerichte innovatie-congressen te bezoeken. Daar worden al toepasbare oplossingen gepresenteerd voor een op te lossen probleem binnen kantoor. Voorbeelden: LexpoThe London Law ExpoThe British Legal IT Forum en Legal Tech Map van Dutch Legal Tech.

Security en data-protection

Digitalisering komt met risico’s. Datalekken kunnen vanaf nu prijzige boetes opleveren of de krant halen. Een van de schijf geplukte pleitnota bij een hack is dramatisch voor de reputatie van kantoor. Kantoren doen er goed aan serieuze aandacht te besteden aan de digitale beveiliging van kantoor. Een vraag die kantoor zichzelf moet stellen of ze deze kennis nog zelf in huis willen hebben of dit willen uitbesteden aan specialisten in cloud-oplossingen. Bij Datacongres.nl op 17 januari presenteerde Brenno de Winter zijn nieuwe survivalgids voor deze digitale jungle.

De commerciële kansen van Tech

Digitalisering van de dienstverlening en producten van onze cliënten brengt grote kansen. In de producten en diensten van klanten is data en digitale verwerking niet meer weg te denken. Tegenover het gemak van tech zijn mensen en bedrijven bereid data te delen.

Als digitalisering een steeds groter onderdeel wordt van onze omgeving, dan kun je als advocaat deze ontwikkelingen niet meer negeren in het werk voor cliënten. Slechts een aantal advocaten afficheert zich als ICT-advocaat. Maar zou gezien de digitalisering niet elke advocaat een ICT- of Data-advocaat moeten zijn?

Financieel

Er is steeds meer zorg voor de financiële stuurvariabelen van het kantoor. De nieuwe urensystemen of de updates bevatten steeds betere “business intelligence”. Financieel management vraagt niet alleen om sturing van de omzet en kosten, maar ook steeds meer om de besturing van de liquiditeit. Banken zijn kritischer geworden in het verstrekken van ongedekte kredieten (ook door het zelf aan moeten houden van hogere buffers), maar de laatste jaren is ook duidelijk geworden dat ook advocatenkantoren failliet kunnen gaan. Heeft u zicht op uw kaspositie? Nu? Over een jaar? En over een paar jaar als kapitaal moet worden uitgekeerd aan de uittredende oprichters? Ligt uw focus nog op omzet of gaat het over marge, klantwaarde of maatschappelijk nut? Lees hier meer.

Legal Operations

Legal Operations professional draagt zorg voor de continue verbetering van de juridische bedrijfsvoering. Deze trend is tien jaar geleden ingezet in het bedrijfsleven in de VS. Na de oprichting van CLOC, een wereldwijd netwerk van Legal Operations professionals, is het aantal professionals wereldwijd explosief gegroeid. In 2018 plaatsten ook de eerste Nederlandse bedrijven vacatures voor een Legal Operations professional. Daar waar deze functies nu nog erg operationeel van aard zijn, is de verwachting dat in de nabije toekomst de Legal Operations professionals op ook strategisch niveau actief zal zijn2. Een andere trend is de opkomst van de Legal Operations professional in de advocatuur. Niet alleen om de eigen bedrijfsvoering te verbeteren, maar ook om haar klanten te helpen met de verbetering van haar juridische operatie en de juridische vraag en aanbod goed op elkaar af te stemmen. Baker McKenzie was in 2018 de eerste met de aanstelling van “legal ops” goeroe David Cambria als “Global Director Legal Operations”. De verwachting is dat in 2019 meerdere kantoren dit voorbeeld zullen volgen.

Netwerken

Een trend die niet te stoppen is en in 2019 verder tot serieus alternatief zal ontwikkelen zijn de nieuwe initiatieven binnen en buiten de advocatuur om concurrerende diensten aan te bieden, samenwerkingsverbanden in de vorm van ecosystemen tussen grote en kleine kantoren die passen in de netwerkeconomie & platformeconomie. Wij merken een grote behoefte van kleinere kantoren om zich aan te sluiten om onder andere inkoopvoordeel, kennis en ervaring te delen. Ook bij Law4ce hebben zich afgelopen jaar veel kantoren gemeld om bij te blijven als het gaat om vernieuwing in de advocatuur.

Liquiditeit

Het is nog steeds niet ongebruikelijk dat kantoren in liquiditeitsproblemen geraken. Oorzaak is dat er vaak flink wordt afgeschreven op de declaraties of dat declaraties überhaupt niet worden betaald. Continue aandacht hiervoor is en blijft noodzakelijk. Dit hoeft niet moeilijk te zijn zolang de cliënt weet waar hij aan toe is en zolang het kantoor zich zelf ook houdt aan deze afspraken.
Regelmatig factureren is hierin van groot belang. In 2018 heeft Balieplus hieraan al aandacht besteed met het artikel ‘Liever geen cliënt dan een cliënt die niet betaalt‘.

Fat cats

De omgeving verandert snel. Beweegt u mee of bent u een “fat cat”. Het gaat uw kantoor al jaren goed, de winstdelen zijn prima en er wordt niet geklaagd. Creativiteit, flexibiliteit en veranderingsbereidheid is door het comfort te laag. Realisatie van projecten gaat traag.
Het gaat op dit moment goed, morgen ook nog wel, maar bent u in beweging naar de veranderende omgeving en cliënt van over 5 jaar?Blijf nieuwsgierig, ken de ontwikkelingen en beweeg mee. Het comfort van gisteren bestaat straks niet meer. Wat is de waarheid over 5 jaar? Bepaal op die waarheid de doelen van kantoor.

De Zaak op Orde

Law4ce is trots om afgelopen jaar met Balieplus een seminar high impact legal talks te hebben georganiseerd over de ontwikkelingen in de advocatuur. Advocaten met een heldere visie hebben hun blik vooruit gericht en een goede kijk op “De Zaak op Orde”. Bekijk de terugblik op Balieplus. Of bekijk de video’s van de lezingen.

En nog wat minder concreet…

Verder zien wij beweging in:

  • Fuserende kantoren om niet onder een kritieke massa te zakken
  • Meer aandacht voor sociale netwerken
  • Samenwerkingsverbanden over de grenzen van de juridische dienstverlening heen
  • Kennis delen in professionele netwerken

Wij zien genoeg uitdagingen in de markt. Kantoren moeten gaan professionaliseren en er zijn veel bruikbare voorbeelden voorhanden in andere branches.

Wij wensen u een ondernemend 2019!

Auteurs

De auteurs zijn allen partners van Law4ce. Neem voor vragen of een inspiratiesessie voor uw bestuur of partnergroep contact met ons op:

Redactioneel rondom dit artikel:

Hans Schuurman

Interim CFO, gericht op winst- en efficiëntieverbetering en trainer LPM

Julius Scholten

Julius Scholten

Businesscoach en strategische positionering advocaten

Bijdragen:

Timo Schrama

Changemanager, ICT en trainer LPM

Cindy de la Fuente

Legal Operations Consultant

Anton-Pieter van Logtestijn

Trainer professionele vaardigheden en intervisie