Informatie veilig versturen? Zó lukt het wel!

Als organisatie wissel je regelmatig privacygevoelige informatie uit met derden. Of het nu gaat om medische dossiers, HR-dossiers, verzekeringsdocumenten, bankgegevens of sommatiebrieven, in alle gevallen moet je voldoen aan de eisen die tegenwoordig worden gesteld aan gegevensbescherming. Toch blijkt dat maar liefst 52 procent van de bedrijven nog steeds niet voldoet aan de AVG. Terwijl dat toch vrij eenvoudig is…

Conversie mijn-omgevingen laag
Ruim een jaar na de invoering van de nieuwe verordening belandt nog steeds heel veel privacygevoelige informatie in een onbeveiligde e-mail of in een fietstas die onbeschermd tegen een willekeurige lantaarnpaal of boom wordt geparkeerd. Om dat op te lossen, kiezen veel organisaties ervoor een beveiligde mijn-omgeving in te richten. Denk daarbij aan omgevingen als Mijn Overheid, Mijn Bank, Mijn Telefonie of Mijn Energie. Maar vaak weten gebruikers de weg naar zo’n mijn-omgeving slecht te vinden of irriteren ze zich aan de lange registratieprocessen en het feit dat ze wéér een extra inlognaam en wachtwoord moeten onthouden. De conversie van dergelijke omgevingen is dan ook vrij laag.

Mail altijd aan
Het gevolg is dat er dus toch veel privacygevoelige informatie per mail wordt verstuurd. Het voordeel hiervan is dat zowel ontvanger als verzender in de eigen mail-omgeving blijft. Dat is makkelijk én snel. Bij de meeste mensen staat hun e-mailprogramma immers altijd aan. Wil je iemand bereiken, is het dus het meest logisch dat via de mail te doen. Zelfs in het weekend checkt bijna iedereen wel een paar keer per dag zijn of haar mail, terwijl niemand in het weekend denkt: kom, laat ik eens een rondje langs al mijn mijn-omgevingen doen.

Mails versleutelen
Maar als je privacygevoelige e-mails gaat versturen, moet je er wel voor zorgen dat die mail dusdanig is beveiligd dat deze onderweg niet onderschept kan worden. En daar zit vaak het probleem. Natuurlijk kun je in de meeste mailsystemen je e-mails versleutelen, maar vaak gaan slot en sleutel daarbij over dezelfde onbeveiligde lijn. Ook is het moeilijk te controleren of medewerkers dat ook daadwerkelijk doen.

Veilig versturen via Aangetekend Mailen
Als je ervoor kiest om je mails te gaan versturen via Aangetekend Mailen, blijft al je mailverkeer binnen onze streng beveiligde, ISO27001-gecertificeerde servers en datacenters. Per klant richten we een SaaS-omgeving in, die in een veilig triple A-datacenter in Ede is ondergebracht, en ons 24/7-beheer wordt uitgevoerd door TriOpSys, een mission critical IT-organisatie die ook het beheer doet van bijvoorbeeld Rijkswaterstaat, KNMI en andere (overheids-)organisaties waar IT nooit mag uitvallen. Als Trust Service Provider – en bijna Qualified Trust Service Provider – geven we bovendien invulling aan de Europese eIDAS-verordening. Benieuwd wat onze digitale postbodes voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem gerust vrijblijvend contact met ons op, we denken graag met je mee.

Aangetekend Mailen
Aangetekend Mailen bij Balieplus