Financiën advocatenkantoor

Een advocatenkantoor is een onderneming. Dit vraagt om continue aandacht, los van up-to-date houden van vakinhoudelijke kennis. Om te zorgen dat een onderneming toekomstbestendig is, is het noodzakelijk om een efficiënte bedrijfsvoering te hebben. Voor de advocatuur geldt hetzelfde. Maar hoe pakt u dat aan en zorgt u voor een financieel gezond kantoor?

Visie en focus

In het bedrijfsleven is het hebben van een duidelijke visie cruciaal. Naast het hebben van een scherpe organisatiefocus, is het hebben van een visie een buitengewoon krachtig hulpmiddel om gewenste resultaten te bereiken. Bedrijven met een scherpe focus en visie presteren ook beter. Maar waar begint u? Een workshop Bedrijfsvoering voor juristen is een goede start, waar het 7-S model van McKinsey centraal staat. Hier leert u op een praktische manier aan de slag te gaan met alle aspecten van bedrijfsvoering van een advocatenkantoor.

Uurtarieven & zicht op kosten

De financiële gezondheid van een gemiddeld advocatenkantoor is kwetsbaar. Vanwege veel vaste kosten, de afhankelijkheid van mensen en cliënten en beperkte reserves is jaarlijks een financieel gezond jaar draaien een uitdaging. Wanneer de omzetstroom opdroogt of grote rekeningen niet betaald worden, is dit meteen te voelen in de winstgevendheid en daarmee in het inkomen van de partners. De vaste lasten lopen echter wel door en bij een omzetdaling verdampt de winst als eerste. Als de reserves daarnaast niet voldoende zijn om de vaste kosten op te vangen, is de toekomst van het kantoor niet meer zeker. Een goed zicht op de kosten en omzet is dus van groot belang. Legal Project Management kan hierbij helpen, waar u verderop meer over kunt lezen.

Op het moment investeren wij veel in de digitalisering van ons kantoor en proberen efficiënter te werken door bijvoorbeeld aanschaf van software voor het debiteurenbeheer. Verder investeren wij veel tijd in het goed onderhouden van de clientrelatie, door bijvoorbeeld het inplannen van een digitaal koffiemomentje.

Linda Baar, Operational Manager, Valegis Advocaten

Declaratieproces

Nog een ander belangrijk element voor een financieel gezond advocatenkantoor is een strak ingericht debiteurenbeheer en declaratieproces. Zorg dat het debiteurenbeheer slim is ingericht, zodat openstaande facturen zo snel mogelijk binnen kunnen komen. Zo loopt uw kantoor zo min mogelijk risico dat openstaande uren niet betaald worden en kunnen werkzaamheden in een dossier tijdig beperkt worden als een cliënt onvoldoende middelen heeft om te betalen.

Scherp de snelheid van het declaratieproces aan: declareer een voorschot, direct na het openen van een dossier, zo snel mogelijk en zorg dat dit ook gebeurt bij de openstaande uren na afloop van iedere maand. Geen zin of tijd om zelf declaraties te maken? Maak dan gebruik van de declaratieservice van Visser & Visser. Deze is geschikt voor klanten die met Legalsense of Basenet werken. Werkt u met Twinfield of Exact Online werken? Overweeg dan om onze slimme software voor debiteuren in te zetten.

Zorg ervoor dat je omzetketen op orde is en dat je zeker weet dat je winstgevende tarieven in de markt zet.

Liever minder winstgevende omzet dan heel veel verlieslatende omzet :)

Hans Schuurman, CFO/COO, De Clercq Advocaten Notariaat

Legal project management

U herkent dit vast: bij het werken met fixed fee’s worden uren afgeschreven. Bij het werken met uurtje factuurtje is juist vaak extra tijd nodig om uren gefactureerd te krijgen. In beide gevallen verliest u geld. Om meer controle over deze processen te krijgen, de kwaliteit en inzet van mensen kan Legal Project Management (LPM) de uitkomst bieden. Dit stelt advocaten in staat hun dossiers beter te beheersen en zorgt voor meer structuur. Meer informatie over LPM kunt u hier vinden.

Leestip – De advocatuur als onderneming

In dit boek wordt stapsgewijs de verschillende aspecten doorlopen die kunnen leiden tot een deugdelijke, aan de huidige tijd aangepaste strategie en daarop gebaseerde exploitatie van het kantoor. Het boek geeft een handleiding hoe een praktijk op te bouwen, deze te onderhouden en blijvend winstgevend te exploiteren. Meer informatie