THUISWERKEN: PERMANENT DEEL VAN ONZE TOEKOMST?

Werknemers ondersteunen op afstand

Het afgelopen jaar hebben we meer dan ooit met z’n allen van uit huis gewerkt. Ook dit artikel is op een thuiswerkplek tot stand gekomen. Thuiswerken zal voor velen ook een deel van hun leven blijven uitmaken. Veel werkgevers besloten al de capaciteit van hun kantoren te verkleinen of zelfs de huur helemaal op te zeggen! Een goede thuiswerkplek is dan natuurlijk van groot belang. Voor het management en de leiding van de organisatie dringen zich allerhande uitdagingen op. Hoe kan je thuiswerkende medewerkers structureel ondersteunen om hun welzijn te maximaliseren? Hoe pak je dit praktisch aan én wat heeft een goed thuiskantoor eigenlijk allemaal nodig?

Stel de vraag

De productiviteit van een organisatie wordt enorm beïnvloed door de tevredenheid van medewerkers. Zeker nu we geconfronteerd worden met ingrijpende veranderingen, zowel op het werk als thuis. Een slecht uitgeruste werkplek kan helaas leiden tot fysieke klachten, mentale problemen zoals stress of een burn-out en daardoor een lagere productiviteit. Niet alleen de afwezigheid van het benodigde kantoormateriaal werpt drempels op, ook een slechte ergonomische opstelling beperkt de efficiëntie. Het gaat niet alleen om een goede werkplek, maar ook om het actief coachen van medewerkers over hoe zij gezond kunnen werken. Een eerste stap is om communicatie tussen organisatie en werknemer te voorzien en te VRAGEN wat er nodig is. Weten dat je werkgever of manager zich bewust is van de situatie waarin jij je bevindt is al heel belangrijk.

Inventariseer

Ga aan de slag met een thuiskantoor checklist
Om medewerkers zo goed mogelijk thuis te laten werken, moet je natuurlijk wel weten welke materialen en acties er nodig zijn. Een goede inventarisatie is helemaal niet zo moeilijk. Het kan met een simpele checklist in de vorm van een tabel, waarin je per medewerker aangeeft wat er aanwezig is en wat hij of zij nodig heeft.

Beleid bepalen

Deze situatie vraagt dus eigenlijk om te investeren in het thuiskantoor van medewerkers waar er eerder al geïnvesteerd in het bedrijfskantoor, een vervelende situatie. Werkgevers gaan heel verschillend om met deze situatie. Gelukkig nemen de meesten hun verantwoordelijkheid en laten hun medewerkers niet in de kou staan. Een structurele aanpak vermijdt het simpelweg vergoeden van de werknemers aan de hand van onkostennota’s of een forfaitaire netto-vergoeding per maand. Dit is immers op de lange termijn niet werkbaar, niet kostenefficiënt en er komen bovendien heel wat verborgen kosten bovenop. Door actief en structureel de thuiswerksituatie van werknemers aan te pakken, bespaar je heel wat administratieve rompslomp. Als werkgever behoudt je totale controle over het budget en de kwaliteit van de materialen die werknemers benutten.

Aankoopbeleid en praktische organisatie

Hoe krijg je dat nu allemaal georganiseerd?
Hoe ga je ervoor zorgen dat alle werknemers over de nodige kantoormaterialen beschikken om optimaal te kunnen werken? Nu is het moment om te zorgen voor een lange termijnplan. Wie mag bestellen? Welke budgetten zijn er voor het thuiskantoor? Welk assortiment aan producten wordt goedgekeurd? Hoe houd je controle over het gehele proces en transparantie in de uitgaven? Denk ook aan de nodige communicatie in elke fase, zorg voor gestroomlijnde bestelprocessen en maak duidelijke afspraken. Laat je hierbij zeker begeleiden door de nodige experts.

Laat je werknemers niet aan de keukentafel zitten!

Geniet van gezonde werknemers

Een ergonomisch thuiskantoor verzekert dat je werknemers geen langdurige klachten krijgen. Een werknemer die bijvoorbeeld op een verstelbare bureaustoel zit, die een goede houding kan aannemen en die daardoor geen pijn krijgt, zal op termijn ook een gelukkigere en gezondere werknemer zijn. Zo kan je ziekteverzuim door fysieke klachten voorkomen.
Ook de mentale gezondheid van werknemers heeft baat bij een structurele ondersteuning door de werkgever. Dat gaat verder dan een luisterend oor en de broodnodige babbel die we allen nodig hebben. Het is belangrijk dat iedereen zijn taken thuis even vlot tot een goed einde kan brengen. Wie niet even gemakkelijk thuis kan presteren als op de werkvloer zal hierdoor immers gefrustreerd raken. Elk teamlid zou thuis even vlot pen, papier, printer en andere materialen ter beschikking moeten hebben als op kantoor. Als medewerker zelf naar de winkel stappen en uitzoeken wat er in je situatie nodig is kan door velen als een last ervaren worden. Een goede structurele omkadering kan dus veel rust bieden.
Door alle drempels die optimaal werk verhinderen of zelfs stress opwekken weg te halen, verzeker je niet alleen een goede fysieke gezondheid maar ook een goede band tussen werkgever en werknemer.

 Bron: Lyreco – Tomorrow at Work

Download de template en breng de thuiswerksituatie van jouw werknemers in kaart.

Download Template inventariseren